mercredi 08/02/2012  Initialisation 2 visiteurs connectés

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

SOMMAIRE

1. AVANT-PROPOS

      Le présent règlement, établi et tenu à jour par le Conseil d’Administration du CGCP, est applicable à tout membre.

      Le présent Règlement Intérieur n'est pas exhaustif et, en cas d’oubli ou de différences d’interprétation, le Conseil d’Administration est souverain, charge à lui de faire ensuite évoluer ce règlement en respect des statuts en vigueur votés par l’Assemblée Générale Extraordinaire.

Particularités du CGCP

      En consultant ce Règlement Intérieur, il convient d'avoir à l'esprit quelques remarques fondamentales :

      Comme son nom l’indique, le CGCP est une association dont tout le fonctionnement est organisé autour et grâce à la cybernétique (Courriels, Site informatique dédié, forums d’échanges, etc. …). Il utilise, tant pour son fonctionnement que pour sa gestion, des outils informatiques permettant des échanges dématérialisés. Une part de ces outils est mise à disposition des adhérents pour réaliser leurs travaux. Cette spécificité l’oblige à inclure dans le présent règlement des particularités destinées à gérer cette situation.

      Ceci concerne principalement les domaines suivants :

• Modalité des votes, procurations et calcul des quorums ;
• Tenue des réunions : Bureau, Conseil d’Administration, Assemblée Générale ;
• Gestion technique de la cyberassociation ;
• Propriété et communication des données généalogiques du CGCP ;
• Étiquette et bonne tenue du forum Internet.

2. MEMBRES

      Les adhérents du CGCP doivent être à jour de leur cotisation annuelle et inscrits tant sur le site que sur le forum spécialisé pour participer à l'activité.

   2.1. QUALITÉ DES MEMBRES

      Conformément aux statuts, les adhérents peuvent être Membres Actifs, Membres Bienfaiteurs ou Membres Honoraires. Nous avons également des Membres Perpétuels.

   2.1.1. Membres Actifs

      Pour être membre actif, il faut être à jour de sa cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’Assemblée générale du quatrième trimestre et respecter tant les statuts de l’association que le présent règlement général.

   2.1.2. Membres Bienfaiteurs

      Le statut de membre bienfaiteur est accordé aux adhérents qui versent une contribution supplémentaire, soit à l’occasion de l’adhésion ou de son renouvellement, soit en tout autre occasion. Ce statut n’octroie aucun privilège.

   2.1.3. Membres Honoraires

      Le statut de membre honoraire dispense de payer une cotisation annuelle au CGCP.

      Bien entendu, les membres honoraires ont à cœur de respecter statuts et règlement du CGCP.

   2.1.3.1. Membre Honoraire

      Le titre de « Membre honoraire » est décerné par le Conseil d’Administration. Cette distinction s'adresse aux personnes qui rendent et/ou ont rendu des services significatifs au CGCP.

   2.1.3.2. Président d'Honneur

      Le titre de « Président d’honneur » est décerné par le Conseil d’Administration. Il est réservé aux anciens Présidents dont l’activité a été remarquable par son ambition ou ses résultats. Un Président d’honneur siège pour information au Conseil d’Administration. Le droit de vote ne lui est toutefois acquis que s’il est élu Administrateur par l’Assemblée Générale.

   2.1.4. Membres Perpétuels

      Lors de l’évolution du « Cercle Généalogique de Charente Poitevine » en « Cyber-groupe Généalogique de Charente Poitevine », le premier janvier 2003, quelques membres actifs n’avaient pas la possibilité de se connecter à Internet. Ils ne pouvaient plus en conséquence profiter des diverses fonctionnalités du nouveau CGCP. Le Conseil d’Administration de l’époque a donc décidé de revoir leur statut et de les garder adhérents « perpétuels ». Ils sont non actifs (sans droit de vote) et honoraires (sans cotisation). Ce statut, dérogatoire, est en voie d’extinction.

   2.2. ADHÉSION

      Pour qu'une personne puisse être considérée comme membre du CGCP, avec les droits et devoirs qui s'attachent à ce titre, il faut :

• que sa demande d'adhésion ait été acceptée et enregistrée par le Conseil d’Administration ;
• qu'elle ait acquitté sa cotisation annuelle ;
• qu’elle soit inscrite sur le forum d’échanges du CGCP.

      La demande d'adhésion est faite par courrier électronique ou postal auprès du CGCP. Un bulletin d’adhésion électronique est disponible sur le site.

      Cette adhésion, une fois le bulletin rempli et réexpédié, ne sera prise en compte qu’au reçu du règlement de la cotisation par le trésorier du CGCP.

      Les droits d’accès aux pages « Membres » du site seront ouverts dès l’inscription validée au forum de l’association.

Remarque : Les demandeurs mineurs devront fournir une autorisation écrite de leurs parents ou tuteur. A défaut, la demande sera rejetée.

   2.2.1. Délai de Carence

      Un délai de carence de trois mois est requis concernant le droit de vote aux Assemblées Générales. Il a pour but de permettre aux nouveaux adhérents de l’association de se familiariser avec le fonctionnement de celle-ci avant de pouvoir intervenir sur sa gestion.

   2.2.2. Inscription au Forum

      La qualité de Membre est indissociable de l’inscription au forum de l’association.

• En cas de désinscription, l’accès à l’espace Membre du site est immédiatement suspendu ;
• L’adhérent peut retrouver son accès à tout moment en se réinscrivant au forum ;
• Dans tous les cas, la cotisation de l’année en cours reste acquise à l’association.

   2.2.3. Carte de membre de l’association

      Le CGCP ne délivre pas systématiquement de carte de membre, mais tout adhérent, dès que sa demande est acceptée, est ajouté sur la liste des membres du CGCP publiée sur le site Internet avec son numéro d’adhérent.

      Cette carte peut être exigée par certaines associations avec qui nous entretenons des relations suivies ou certains services municipaux et départementaux pour l’accès à leurs archives d’état civil. Sur simple demande auprès d’un membre du bureau, tout adhérent qui la désirerait pourra en obtenir une, suivant les modalités qui lui seront signifiées à ce moment là. Il a aussi la possibilité de demander celle-ci lors de l’envoi du chèque pour renouvellement de son adhésion. Il devra fournir à cet effet une enveloppe timbrée pour le retour.

   2.3. DÉMISSION-RADIATION

      La qualité de Membre se perd :

• par le non-renouvellement de la cotisation annuelle ;
• par sa démission signifiée au Conseil d’Administration du CGCP ;
• par la radiation pour non-respect du règlement ou de la « Netiquette », prononcée par le Conseil d’Administration, après avoir appelé l'intéressé à fournir des explications.

   2.4. COTISATIONS

      Le montant de la cotisation est fixé en Assemblée Générale Ordinaire.

      Lors d’une adhésion en cours d’année civile, la cotisation est due en totalité. Aucun prorata temporis ne peut être appliqué. Toutefois une adhésion au cours des deux derniers mois de l’année est implicitement valable pour l’année suivante (donc quatorze mois).

      Le renouvellement de la cotisation est exigible à compter du 15 décembre de l'année N pour l'année N+1. En cas de non-réception de cette cotisation avant le 15 janvier de l’année N+1, l’adhérent est automatiquement considéré comme ne faisant plus partie du CGCP. Ses données (listes éclair, bouts de branches …) seront invalidées.

      Aucun remboursement « prorata temporis », en cas de démission ou d’exclusion n’est possible.

3. ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

   3.1. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

      L'Assemblée Générale Ordinaire est convoquée annuellement conformément aux Statuts, au cours du premier trimestre de l’année civile.

      Elle a pour but de traiter, outre les points mentionnés dans les Statuts (article 5.1.2) des sujets suivants :

• Élection des membres du Conseil d’Administration, dont l'acte de candidature aura été adressé au Conseil d’Administration au moins 15 jours avant l’ouverture de l'Assemblée Générale ;
• Étude et vote du rapport moral et financier de l’exercice précédent ;
• De déterminer le montant des cotisations en fonction des résultats financiers réalisés depuis l’approbation du bilan prévisionnel ;
• Étude et vote du rapport d’orientation contenant les projets de l’association pour le nouvel exercice et les directives à suivre par les administrateurs ;

   3.2. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

      Pour toute décision statutaire particulièrement importante telle que dissolution, fusion, absorption, modification profonde de l’objet social, le Conseil d’Administration convoque une Assemblée Générale Extraordinaire qui statuera. Cette Assemblée Générale Extraordinaire ne peut valablement délibérer que sur les sujets inscrits à l’ordre du jour.

      Les quorums, droits de vote et conditions de procuration sont les mêmes que ceux requis pour une Assemblée Générale Ordinaire à moins que le Conseil d’Administration n’en décide autrement en raison du contexte.

   3.3. ÉLECTIONS

      La durée du mandat au Conseil d’Administration est de deux ans. Les élections des membres du Conseil d’Administration ont lieu chaque année au cours de l’Assemblée Générale du premier trimestre. Elles permettent de renouveler par moitié le Conseil d’Administration (les sortants sont rééligibles).

   3.3.1. Quorum

      En raison de la spécificité d’une Cyber-association et, sauf décision contraire du Conseil d’Administration, aucun quorum n’est requis pour l’une ou l’autre des Assemblées Générales.

• En Assemblée Générale Ordinaire, les décisions seront prises à la majorité simple des voix ;
• En Assemblée Générale Extraordinaire, la majorité des deux tiers peut être requise (dans ce cas, l’ordre du jour le précise), sinon, la majorité simple est suffisante.

   3.3.2. Éligibilité et Droit de vote.

      Pour être électeur, il est nécessaire de respecter simultanément les conditions suivantes :

• Être membre actif ;
• Avoir au moins trois mois d’ancienneté dans l’association ;
• Être à jour de sa cotisation sans interruption lors du changement d'exercice ;
• Ne pas être sous le coup d’une sanction non amnistiée par le Conseil d’Administration.

      Pour être éligible au Conseil d’Administration, il faut respecter les conditions suivantes :

• Remplir les conditions pour être électeur ;
• Être membre actif depuis douze mois révolus à la date de l’Assemblée Générale ;
• Avoir présenté sa candidature sur le forum de l’association au minimum 15 jours avant l’ouverture de l’Assemblée Générale

   3.3.3. Procurations

      Tout électeur peut voter par procuration.

• Pour ce faire il doit suivre la procédure décrite sur le site ou, en cas d'incapacité technique, avertir le Président de son désir de voter par procuration, ainsi que de l’identité (ou adresse courriel) de son mandataire.
• Chaque membre du CGCP ne peut détenir simultanément plus de deux mandats de vote, en plus du sien propre, à l’exclusion des membres du Conseil d’Administration, pour lesquels ce nombre est illimité.
• Le président du Bureau de vote est désigné par le Conseil d’administration. Il ne peut recevoir pour lui même aucune procuration.

      Le Président s'assurera auprès du ou des responsables informatiques du bon déroulement des procédures de vote, relatives à ces procurations.

   3.3.4. Résultats

      Les résultats sont disponibles sur le forum dès la clôture du scrutin. Les candidats sont classés par nombre de voix décroissant, les candidats ayant le plus de voix sont élus pour siéger deux ans au nouveau Conseil d’Administration. Les candidats suivants (en nombre de voix) sont affectés aux postes vacants et/ou à pourvoir. Cette élection sur un poste vacant n’est toutefois acquise que pour la durée résiduelle du mandat.

4. ADMINISTRATION

   4.1. CONSEIL d'ADMINISTRATION

   4.1.1. Rôle et Composition

      Les fonctions de Membres du Conseil d’Administration et de son Bureau sont bénévoles. Les frais engagés par leur activité de membres du Conseil d’Administration pourront être remboursés sur accord préalable du bureau.

      Le Conseil d’Administration est l’organe dirigeant du CGCP. Il travaille sur mandat impératif de l’Assemblée Générale qui lui donne son accord sur la stratégie à suivre pour le développement de l’association.

      Il élit en son sein un Président ainsi qu’un ou plusieurs vice-Présidents. Le Président coordonne l’ensemble des activités et représentera l’association en toute occasion.

      Le Conseil d’Administration a pour mission générale permanente la défense des intérêts de l’association et la discipline générale du forum. Ses principales missions sont définies ci-dessous :

• favoriser l’adhésion de nouveaux membres ;
• mettre en valeur les résultats des travaux du CGCP ;
• coordonner l'activité et la gestion du CGCP ;
• promouvoir, auprès de tous, la pratique de la généalogie ;
• préparer les résolutions présentées à l’assemblée générale ;

      Les membres élus du Conseil d’administration doivent avoir à cœur d’observer une discrétion absolue sur les projets en cours de débat, qui n’ont pas encore été diffusés par le Président sur le forum général.

   4.1.2. Défaillance du Président

      En cas de défaillance du Président de l’Association, cette défaillance ayant été constatée dans les formes (Lettre Recommandée avec Accusé de Réception restée sans réponse après un délai de 15 jours), le Conseil d’Administration, réuni d’une manière extraordinaire à l’instigation du Bureau, désignera en son sein un administrateur volontaire qui fera fonction de Président jusqu’à l’Assemblée Générale suivante. Cet administrateur désigné recevra, par délibération spéciale, toutes les prérogatives du Président.

   4.1.3. Vacance d’un membre du Conseil d’Administration

      En cas de défaillance ou de vacance d’un administrateur, constatée par le bureau, et faute de pouvoir joindre cet administrateur, en attente de l’Assemblée Générale suivante, le remplacement au poste concerné se fera, à l’instigation du Président ou sur demande expresse de la majorité des membres du Conseil d’Administration en place, par réattribution des responsabilités en déshérence à un autre membre du CA, ou par cooptation d’un membre volontaire issu des candidats non élus de l’Assemblée Générale précédente. Ce promu, choisi dans l’ordre décroissant des voix obtenues lors de cette dernière élection, reprend en durée, le mandat de l’administrateur défaillant.

   4.1.4. Définition des fonctions des membres élus

   4.1.4.1. La présidence

• Le Président anime et dirige le CGCP ;
• Il est le représentant légal et le responsable du CGCP face à toute instance extérieure au CGCP ;
• Il représente le CGCP auprès des pouvoirs publics et de la justice. Cette responsabilité ne peut être conférée à un autre membre de l’association qu’en cas de défaillance constatée du Président et sur avis conforme du Conseil d’Administration ;
• Il peut déléguer ses pouvoirs dans des domaines précisés par lui-même.

   4.1.4.2. Le secrétariat

      Statutairement, cette fonction peut être cumulée avec un autre poste hormis celui de Président.

      Le Secrétaire est chargé de recueillir les informations administratives qui permettront d'assurer la gestion cohérente de l'ensemble du CGCP et d'en informer le Bureau et le Conseil d’Administration.

      Le Secrétaire doit assumer les fonctions suivantes :

• assurer, en coordination avec le Président, toutes les liaisons entre le CGCP et les instances extérieures ;
• informer les membres, par publication de rapports ou de résultats, de l'activité du CGCP.

      En liaison avec le Président :

• il organise les Assemblées Générales et réunions décidées par le Conseil d’Administration ou son Bureau ;
• il tient à jour le registre chronologique légal du CGCP (Comptes rendus d’Assemblées Générales Ordinaires ou Extraordinaires, déclarations en Préfecture) ;
• il tient à jour un registre des PV des réunions de Conseil d’Administration, ainsi qu’un cahier de décisions du Conseil d’Administration ou des Assemblées Générales ;
• il s’assure de la mise à jour du Règlement Intérieur et de la publicité des décisions du Conseil d’Administration.

      Le secrétaire prend en charge, sous le contrôle du Président, toutes les démarches statutaires obligatoires :

• déclaration de toute modification statutaire au Journal Officiel dans un délai d'un mois.
• publicité légale de la composition du Bureau, du Conseil d’Administration, du titre de l’association, de son siège social, qui doivent être déclarés sur papier libre aux autorités départementales (préfecture ou sous-préfecture) sous un délai de 3 mois.

   4.1.4.3. La trésorerie

      Le Trésorier gère et tient à jour les comptes du CGCP et fournit au Conseil d’Administration les éléments lui permettant de suivre l'évolution des budgets prévisionnels. Le trésorier du CGCP :

• impute les notes de frais autorisées, après contrôle ;
• impute les frais provenant des opérations effectuées par le Conseil d’Administration ;
• transmet un bilan trimestriel au Conseil d’Administration ;
• présente les comptes chaque fois que le Conseil d’Administration le lui demande ;
• établit, à chaque fin d'exercice, un bilan général ;
• établit et propose un budget prévisionnel.

   4.1.4.4. Membres associés

      Le Conseil d’Administration peut s’associer un ou plusieurs adhérents pour réaliser certaines tâches spécifiques non statutaires. Leur désignation, ainsi que leurs responsabilités exactes, sont communiqués au forum par un message du Président. Ces membres associés participent aux débats généraux du Conseil d’Administration mais n’ont pas de droit de vote.

   4.1.5. Attributions et rôles particuliers

      Le bureau et/ou le Conseil d’Administration ont la possibilité, à tout moment, d’attribuer une tâche ou responsabilité particulière et d’en désigner le ou les responsables.

      Dans sa spécificité de cyber-association, le bon fonctionnement impose qu’un membre du Conseil d’Administration, pourvu des compétences techniques adéquates, prenne en charge les aspects informatiques. Ce responsable aura notamment pour tâche de :

• ouvrir et fermer, sur demande du Président, les réunions du Conseil d’Administration et les procédures de vote afférentes ;
• ouvrir et de fermer sur demande du Président, les Assemblées Générales avec leurs procédures de vote correspondantes ;
• gérer les votes par procuration ;
• établir les statistiques de vote et diffuser celles-ci à destination du bureau et du Conseil d’Administration ;
• assurer du bon fonctionnement technique des forums.

      En l’absence d’une telle compétence, il pourra être fait appel à un prestataire extérieur.

   4.1.6. Vérificateurs aux comptes

      Sur demande expresse d'au moins deux tiers des membres du Conseil d'Administration, ce dernier peut nommer, de façon interne ou externe au CGCP, un ou plusieurs vérificateurs aux comptes qui auront à charge de s'assurer de l'exactitude des rapports financiers et des sommes engagées aux divers échelons de l'association.

   4.2. BUREAU

      Chaque année le Conseil d’Administration élit un Bureau parmi ses Membres.

      Ce bureau est élu dans un délai de 3 semaines après l’Assemblée Générale.

      En cas de vacance d’un des membres du bureau, le Conseil d’Administration pourra pourvoir immédiatement à son remplacement, parmi les membres du Conseil d’Administration.

   4.2.1. Rôle et composition du Bureau

      Le Président ou, en son absence, un Vice-Président dirige les travaux du Bureau et/ou du Conseil d’Administration.

      Conformément aux statuts, le bureau pourra s’adjoindre un ou plusieurs administrateurs cooptés par le Conseil d’Administration parmi ses membres.

      Un ordre de préséance sera donné aux Vice-Présidents pour régler les problèmes de remplacement du Président en cas d’incapacité de celui-ci.

      Le Bureau a pour mission d'étudier les problèmes généraux du CGCP et ceux qui lui sont soumis par des membres adhérents afin de préparer les rapports et de présenter des recommandations, les solutions ou les résolutions qui seront examinées, au Conseil d’Administration, pour décision.

   4.3. COMMISSIONS

      Le Conseil d’Administration peut s’adjoindre une ou plusieurs commissions :

• les commissions sont composées de membres volontaires, en nombre variable, qu’ils soient membres du Conseil d’Administration ou simples adhérents ; les membres du bureau étant membres de droit de toutes les commissions ;
• chacune de celles-ci est chargée d’un secteur d’activité bien déterminé ;
• la durée de ces commissions peut être limitée à la réalisation d’une tâche particulière ;
• les commissions fixent leurs règles de fonctionnement en fonction de leur activité : étude, développement ou fonctionnement. Elles peuvent demander la mise en place d’un forum dédié suivant nécessité ;
• quel que soit leur rôle, les commissions n’ont aucun pouvoir de décision. Elles rendent compte de leurs études ou de leur activité au Conseil d’Administration qui seul possède ce pouvoir.

   4.4. RÉUNIONS

      La spécificité « Cyber-association » du CGCP favorise un débat permanent sur les forums spécialisés du Conseil d’Administration et du Bureau. Ce débat permet de faire avancer très vite les sujets en cours d’étude mais entraîne un foisonnement d’idées et de propositions qui pourraient très vite bloquer le fonctionnement du Conseil d’Administration ou du Bureau. Pour éviter cet écueil, la prise de décision doit être formalisée et, pour cela, des règles de fonctionnement adaptées doivent être respectées, tant par le Conseil d’Administration que par le Bureau ou les commissions.

   4.4.1. Réunions du Conseil d’Administration

      Une résolution du Conseil d’Administration peut nécessiter la convocation en séance plénière. Une réunion du Conseil d’Administration peut être convoquée par le Président ou par un quart de ses membres. Toute discussion ou débat a lieu sur un forum spécialisé, désigné à cet effet, où chaque membre élu aura été inscrit pour la durée de son mandat. Pour préserver la confidentialité des débats seuls les membres du Conseil d’Administration, les membres associés et le ou les Présidents d’honneur ont accès à celui-ci.

      Tout Membre du Conseil d’Administration qui, sans excuse valable, aura été absent des discussions ou débats pendant trois séances plénières consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

      La séance plénière aura une durée maximale de huit jours et sera ouverte par le Président qui précise l’ordre du jour des débats en présentant les résolutions préparées par le bureau.

      Un compte rendu est immédiatement établi par le responsable du forum de votes sur lequel sera archivée la totalité des débats.

      Celui-ci transmet ce compte rendu au Président.

   4.4.2. Réunions du Bureau

      Comme il est expliqué ci-dessus (§ 4.4.), la formule Cyber-association permet une réunion de bureau permanente. Toutefois, le Bureau de l’association peut également se réunir sur demande formelle du Président.

      En cas d’indisponibilité constatée ou sur la demande expresse du Président, un vice-Président (Voir § 4.1.1.) convoque et dirige les travaux du Bureau. Les modalités de fonctionnement des réunions de Bureau sont identiques à celles du Conseil d’Administration.

   4.4.3. Comptes rendus

      L’ensemble des débats étant archivés, ces archives figurent sur les registres des forums appropriés et sont consultables en accès direct pour tout inscrit auxdits forums ou sur demande motivée au Président du CGCP.

5. FONCTIONNEMENT DU CGCP

   5.1. FORUMS

      Le fonctionnement du CGCP, cyber-association, est organisé autour de forums. Il sont réservés respectivement:

• au Conseil d’Administration ;
• au Bureau ;
• à chacune des commissions pour leurs échanges internes ;
• aux adhérents, dès validation de leur inscription pour le forum général.

      Un fonctionnement harmonieux de cet ensemble nécessite le respect, par tous, de règles. Les unes sont impératives, les autres relèvent de la courtoisie. Nos règles spécifiques et les règles générales sont rappelées et précisées ci-dessous.

   5.1.1. Teneur des échanges

      Les échanges sur le forum général ne peuvent concerner que la généalogie, étendue aux informations et anecdotes d’histoire locale. Le Conseil d’administration peut étendre, à d’autres domaines, l’objet du forum (recettes de cuisine locales, etc. …).

      Si des échanges plus personnels tels que messages de sympathie ou d’information générale non généalogiques peuvent être tolérés, ils ne le sont que dans la mesure où ils n’entravent pas le fonctionnement général.

      Aucun message prosélyte à teneur religieuse, politique ou philosophique ne peut être toléré. Ce type de correspondance sera immédiatement censuré par le modérateur et son auteur sanctionné par le Conseil d’administration.

   5.1.2. Déontologie et Etiquette

      Tout adhérent s’engage à ne pas utiliser, hors généalogie ou pour des raisons mercantiles, les listes des adhérents et les coordonnées personnelles disponibles sur le forum, à ne transmettre aucune donnée privée sans autorisation de la personne concernée (téléphone, adresse postale, …).

      Sur le forum l’adhérent est tenu de respecter un code de bonne conduite en évitant d’y tenir des propos infâmants, discourtois, polémiques, hors de l’objet de l’association ou faisant état de convictions religieuses ou politiques. Ce code ou « Netiquette » fait l’objet d’une rubrique sur le site du CGCP. Chaque adhérent devra en prendre connaissance dès de son adhésion.

   5.1.3. Diffusion de données

      Tout adhérent diffusant des données personnelles/privées sur Internet (arbre généalogique dans des sites spécialisés ou sur un site personnel, fichier Gedcom), doit s’assurer du respect des lois réglementant la diffusion de données d’état civil. (Voir note de bas de page).^[1]

      En outre, la courtoisie, dont nous nous honorons tous, nous oblige à recueillir l’assentiment de nos correspondants avant de diffuser des informations issues de leurs recherches ou de leurs archives personnelles, même s’ils les ont déjà diffusées, et donc rendues publiques. A défaut il est souhaitable de les citer et de les remercier dans le document mis en ligne.

   5.2. PROTECTION DES DONNÉES DU CGCP

      Le CGCP est détenteur de données généalogiques recueillies par l’intermédiaire de ses membres.

      Ces données sont communicables et à disposition des adhérents sur le forum ou sur le site Internet pour leurs recherches généalogiques personnelles. Aucune utilisation mercantile ne peut être faite de ces données issues d’un travail bénévole.

      S’il est admissible qu’un internaute recherche, ponctuellement, pour autrui (parent ou ami), une ou plusieurs données généalogiques, cette situation ne peut être qu’exceptionnelle. L’utilisation des données, recueillies par les bénévoles du CGCP et mises en forme par celui-ci, est réservée à ses adhérents.

      Tous les autres cas relèvent d’une décision actée du Conseil d’Administration. Les données, pourront ainsi, par accord particulier réciproque, être partagées ou mises à disposition d’une autre association, entreprise ou toute autre entité, moyennant pour chacun de ces accords un contrat de cession, de partage ou d’exploitation précisant les conditions exactes de l’opération.

      L’État Civil étant public, aucun droit de propriété ne peut être exercé par qui que ce soit sur des données brutes fournies par les archives communales, départementales ou nationales.

      Toute évolution au titre de la « propriété » des données d’État Civil, pourra donner lieu à des révisions des pratiques du CGCP.

      Les adhérents s’engagent à respecter la législation en vigueur et, notamment, à ne pas faire circuler d’informations d’état civil interdites de diffusion par la loi, obtenues lors d’échanges sur le forum ou lues sur les mentions marginales de certains actes mis à leur disposition par le CGCP.

      Toutes données n’appartenant pas au domaine public, et diffusées par le CGCP, relèvent de la propriété intellectuelle de l’association. Il en est de même des données obtenues ou mises en forme par des moyens fournis par le CGCP (appareil photo, compilation d’un registre sur CDROM, etc. …). Elles sont obligatoirement mises à disposition du CGCP, qui en dispose.

   5.3. SANCTIONS

      Toute infraction commise dans le cadre de notre activité, tout comportement d'un membre contraire aux Statuts et/ou au présent Règlement, ainsi que tout litige avec des tiers qui n'aura pu être arbitrés par le Bureau ou un de ses membres, relèvera du Conseil d’Administration.

      Après avoir entendu les explications des différentes parties en présence, ce dernier prononcera et fera appliquer - dans l'intérêt général de l’association - ses décisions ainsi que les sanctions. Celles-ci peuvent aller du simple avertissement à l’interdiction d’émettre sur le forum, voire à l’exclusion définitive de l’association.

   5.3.1. Sanction degré 1

      En cas de récidive de la part de l’adhérent dans l’année en cours, il pourra, sur décision du bureau ou du Conseil d’Administration, voir ses messages filtrés en émission pour une durée d’au moins trois mois. Le filtrage permet le contrôle des messages émis par l’adhérent afin d’en éliminer ceux qui ne respecteraient pas la « Netiquette » ou les règles de courtoisie élémentaires.

   5.3.2. Sanction degré 2

      En cas de nouvelle récidive, il pourra, sur décision du bureau ou du Conseil d’Administration, se voir interdire l’accès en émission du forum pour une durée de 1 à 3 mois. Il continuera à recevoir et à lire tous les messages mais ne pourra pas en émettre.

   5.3.3. Sanction degré 3

      Dans les cas extrêmes de récidive et/ou d’outrance, le Bureau pourra prononcer l’exclusion immédiate de l’adhérent et sa radiation du CGCP.

   5.3.4. Modalités d’application

      Toute sanction est valide pour l’exercice en cours, le Conseil d’Administration se réservant le droit d’adapter les modalités d’application en fonction des circonstances.

^[1] Applicable au 01/01/2009 : Loi sur la conservation et la communication des archives adoptée le 1^er juillet 2008.
Loi Informatique et Libertés : Loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.